En vacances avec la voiture de société

Les travailleurs qui peuvent utiliser la voiture de société à titre privé pourront aussi le faire pendant leurs congés. En effet, l’avantage de l’utilisation d’une voiture de société fait partie de la rémunération du travailleur. Pendant les périodes d’absence avec maintien du salaire, la voiture reste à la disposition du travailleur.

Il est important de fixer par écrit des accords sur l’utilisation de la voiture de société dans un « règlement voiture », aussi appelé « car policy ». Nos collègues de Legal Consult peuvent vous aider à établir une « car policy ». Vous trouverez plus d’informations sur Juricible ou Acerta24.

En ce qui concerne les voitures de société pendant un contrat de travail suspendu (maladie…), vous pouvez obtenir des informations détaillées en lisant notre e-magazine.

Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pratiques, ainsi que les réponses aux questions les plus fréquentes. Les thèmes suivants seront abordés :

Qu’en est-il du montage et de l’installation des options (ex. porte-vélos, coffre de toit…) ?
Qu’en est-il de la responsabilité ?
Qu’en est-il des amendes ?
Qui paie les frais si la voiture de société est endommagée ?
Que se passe-t-il en cas d’accident en voyage ?
La carte carburant peut-elle être utilisée de manière illimitée à l’étranger ?
Le travailleur peut-il laisser le volant à un passager ?
Que faire en cas de vol de la voiture ou de perte/vol des documents de bord ou des clés ou de la plaque minéralogique officielle ?
La cotisation CO2 change-t-elle pour l’employeur si le travailleur utilise la voiture de société pendant ses congés ?
Un autre avantage de toute nature apparaît-il pour le travailleur ?

Qu’en est-il du montage et de l’installation des options (ex. porte-vélos, coffre de toit…) ?

Le travailleur doit respecter les accords qui ont été fixés à cet égard dans la car policy. Les réponses aux questions suivantes sont reprises dans une car policy :

Puis-je installer l’option ?
Puis-je/dois-je retirer l’option par la suite ?
Puis-je remettre le véhicule ultérieurement dans l’état requis ?
Dois-je faire installer l’option chez un concessionnaire agréé ?
Est-ce que je dispose du budget pour cette installation ? Ma contribution mensuelle change-t-elle ?
L’installation de l’accessoire ou de l’option entraîne-t-elle une moins-value ou un problème de sécurité ?

Qu’en est-il de la responsabilité ?

Dans le cas de l’utilisation professionnelle de la voiture de société, la responsabilité incombe entièrement à l’employeur, sauf si le travailleur a commis une faute grave (brûler un feu rouge, franchir une ligne blanche continue, conduire sous l’influence d’alcool ou de drogues…). Même si le travailleur a l’habitude de commettre des fautes légères, la responsabilité peut passer au travailleur, de même que si le travailleur commet une fraude.

Pendant l’utilisation de la voiture à titre privé (en ce compris les déplacements domicile/lieu de travail), la responsabilité incombe entièrement au travailleur.

L’employeur sera interpellé dans un premier temps, mais les dommages à la voiture de société et à des tiers peuvent être répercutés sur le travailleur. Il est important de fixer par écrit des accords financiers dans la car policy.

Qu’en est-il des amendes ?

Les amendes arriveront chez l’employeur. Toutefois, elles sont toujours à charge du conducteur. L’employeur peut répercuter le montant des amendes sur le travailleur. Si l’employeur prend les amendes à sa charge, cela peut constituer un avantage de toute nature pour le travailleur, suivant la nature de l’amende. La politique de l’entreprise en matière d’amendes pour infraction au code de la route peut être reprise dans le règlement de travail.

Qui paie les frais si la voiture de société est endommagée ?

Le travailleur doit respecter les directives de la car policy si le véhicule est endommagé. Quelle procédure faut-il suivre ? À qui faut-il signaler les dégâts ? Dans quels délais ? Dans le cas de l’utilisation professionnelle de la voiture de société, les frais liés aux dégâts sont à charge de l’employeur. En principe, ils sont à charge du travailleur si les dégâts sont apparus pendant l’utilisation privée.

Que se passe-t-il en cas d’accident en voyage ?

Ici encore, le travailleur doit respecter scrupuleusement les directives reprises dans la car policy. L’accident doit être déclaré au service compétent conformément aux instructions. Par ailleurs, s’il y a des blessés, un procès-verbal doit être dressé. Qu’est-il prévu en ce qui concerne la mise à disposition d’une voiture de remplacement et le rapatriement ?

La carte carburant peut-elle être utilisée de manière illimitée à l’étranger ?

Une première chose est de savoir si la carte carburant peut être utilisée à l’étranger. Il est important pour le travailleur de le savoir et de prendre ses dispositions. Un deuxième point concerne les frais d’utilisation de la carte carburant à l’étranger. Les frais de carburant sont-ils entièrement à charge de l’employeur ou une contribution est-elle demandée au-delà d’un certain nombre de kilomètres ou en cas d’utilisation de la carte carburant à l’étranger ? La car policy fixera les accords nécessaires.

Le travailleur peut-il laisser le volant à un passager ?

Il est possible que le travailleur soit le seul conducteur autorisé. Cela peut être déterminé dans la car policy. En général, les membres de la famille cohabitants peuvent également conduire la voiture, mais pas d’autres personnes. Pour les jeunes, une autorisation particulière est souvent requise. Si le travailleur ne respecte pas les accords, tous les frais sont à sa charge.

Que faire en cas de vol de la voiture ou de perte/vol des documents de bord ou des clés ou de la plaque minéralogique officielle ?

Le travailleur ne doit pas oublier que la déclaration est nécessaire, tant en Belgique qu’à l’étranger, en cas de vol à l’étranger. Le travailleur doit respecter scrupuleusement les dispositions de la car policy.

La cotisation CO2 change-t-elle pour l’employeur si le travailleur utilise la voiture de société pendant ses congés ?

La cotisation CO2 mensuelle pour l’employeur ne change pas si le travailleur utilise la voiture lorsqu’il est en congé. Le montant ainsi que l’avantage fiscal dans le chef du travailleur peuvent être estimésavec notre outil de calcul. Vous trouverez de plus amples informations sur la cotisation CO2 pour l’employeur ici.

Un autre avantage de toute nature apparaît-il pour le travailleur ?

Ce n’est pas le cas s’il s’agit d’une voiture particulière, d’une voiture à double usage ou d’un minibus. Pour ces véhicules, l’avantage forfaitaire est estimé et le nombre de kilomètres parcourus n’entre pas en ligne de compte.

S’il s’agit d’un véhicule pour lequel la taxe de circulation réduite pour les utilitaires est appliquée, l’avantage réel du travailleur doit être indiqué. Le nombre de kilomètres parcourus est alors pris en compte. Vous trouverez de plus amples informations sur l’évaluation ici et plus particulièrement à la question 9 de la FAQ sur l’évaluation d’un utilitaire.

Le traitement des thèmes ci-dessus ne permet plus de douter de l’importance d’une bonne car policy.

À défaut, le travailleur ne saura pas ce que vous attendez de son utilisation « en bon père de famille » de la voiture de société. Vos droits en tant qu’employeur, ainsi que les droits et obligations de votre travailleur ne seront pas clairement définis. Il en va de même pour les procédures qui doivent être suivies dans différentes situations. Cela peut engendrer des frais supplémentaires et des discussions non souhaitables sur la prise en charge des conséquences financières des frais et des dégâts. En tant qu’employeur, vous ne pourrez alors vous appuyer que sur les dispositions légales relatives, par exemple, à la responsabilité.

Signalez les points suivants à votre travailleur avant qu’il parte en vacances avec la voiture de société :

La car policy comprend de multiples données de contact et informations sur l’assurance de la voiture, les stations-services, les pannes sur la route, le bris de vitre, le vol de la voiture, le vol ou la perte des documents de bord, des clés ou de la plaque d’immatriculation officielle, les concessionnaires agréés, les centrales de pneus agréées … Il est donc indispensable que la car policy se trouve dans la voiture.
Les documents de bord officiels comme la carte verte, le certificat d’immatriculation et le certificat de conformité doivent également se trouver dans la voiture. Ces documents ne peuvent à aucun moment être laissés sans surveillance dans la voiture.
Il est également conseillé d’avoir un exemplaire du constat européen d’accident dans la voiture.
Si le travailleur a une carte carburant à disposition, il doit vérifier au préalable s’il peut l’utiliser à l’étranger.
Le travailleur vérifie aussi au préalable si une assurance complémentaire est nécessaire.
Veillez à ce que la voiture soit en règle d’un point de vue technique. Ne laissez pas votre travailleur partir en vacances avec une voiture qui n’est pas tout à fait en ordre (ex. vérification de la pression des pneus, niveaux de fluides…).

Source : Acerta 04-08-2016

Partir en vacances avec la voiture de société.